あなたは今日の仕事の順番や行動の順番をどうやって決めてますか?
とりあえず上司に言われたものから、うるさいアイツに催促されたものから、 そんな順番の決め方になってませんか?
実は私、かつてはそんな順番で仕事をしていました。
上からのプレッシャーや圧の強い人に弱いんですよね。
でもよく考えると、これって脳みそを使ってないから結構楽なんですよ。
催促されたこと、頼まれたことをすぐにやってしまう、これは自分の意思で行動してない、脳みそを使っていないと言うこと。
その結果いつも起こる事は、「あっ!」
ふとした瞬間に期限のあるものに気づき慌てふためく……。
常に仕事に追われ忙しくて疲労困憊、焦ってやる仕事は当然のごとく出来が良くない、アウトプットの質がガタ落ちで評価もガタガタ。
あなたは忙しく一生懸命やっているのに、そんな残念な人になってませんか?
この記事では残念な人からの脱却に成功した私が実践している、全体俯瞰して優先順位を決める方法を伝授します。
この記事を読み終わる頃には、 全体俯瞰できるおかげで生き生きと楽しく仕事ができるあなた、そんなあなたへ変革する一歩を踏み出していることでしょう。
全体俯瞰で優先順位を決める5ステップ
全体を俯瞰して優先順位を決めることって全然難しくないんです。
やり方を知って習慣化さえしてしまえば、誰でも簡単に毎朝の歯磨きのようにできます。
全体俯瞰をしてからやるべきことの優先順位を決める方法は次の5ステップです。
ステップ2 期限が決まっているものといつやっても良いものを分類する
ステップ3 期限が決まっているものはスタートタイミングを逆算する
ステップ4 いつもやっても良いものの目標期限とスタートタイミングを逆算する
ステップ5 今日やるべきことを決める
まずはやるべきことを全てリストアップしましょう。
できれば紙に書き出すのがお勧めです。
紙に書き出す行為が頭の整理にもつながります。
次にやるべきことを、「期限の決まっているもの」と「そうでないもの」に分類します。
ここまでは機械的に比較的簡単にできると思います。
次にセレクトした「期限が決まっているもの」について、スタートするタイミングを逆算します。
例えば 今日は月曜日、来週火曜日の報告会で必要なプレゼン資料。
いつもチェックが厳しいあなたの上司、いつものことなので今回も厳しい指摘を想定する必要があります。
という事は週末の金曜日には第一回目を提出する必要あり。
仕上げる期限は決まった、じゃあいつからスタートすべきか?
ここでプレゼン資料作成に必要な項目をピックアップします。
②必要な情報やデータを入手する
③入手できた情報やデータで最初に考えたストーリーに無理がないか確認する
必要であれば順番や途中のストーリーを変える
④資料として作成する
④から逆算し必要な時間を決めます。
例えば私だったら、
③30分
② 他部署へ依頼することも考慮して2日
①1時間
これを実際の曜日に当てはめると、
③木曜日
②火曜日
①月曜日
となり、月曜日の今日は、
①発表の結論や導きたい方向性を明確にし、そこへ至る流れ (ストーリー)を考える
を完了する必要有りとなります。
こうやって全体を俯瞰することで、あなたの意識に月曜日の今日は「①を実行する時間を捻出する必要があり」がインプット。
スケジュール調整でこの時間を捻出するように他の予定の優先順位を判断することができます。
こうすれば慌てることなくプレゼン資料の第一回提出日の金曜日を迎えることができるのではないでしょうか。
あなたもぜひ参考にし実行してみて下さい。
簡単だけど意外とできていない全体俯瞰
全体俯瞰して優先順位を決める方法って当たり前じゃねえの?
これって普通のビジネスマンなら誰でもやってるわよねぇ?
初めは私もこのように思ってました、できていないのは私だけかと……。
ところが意外や意外、私の同僚や周りの人たちを見ると意外と全体俯瞰できてない人が多い。
その証拠に、いつも忙しくしバタバタして期限に追われまくってる人、あなた周りにもいませんか。
もしかしたらあなた自身がそんな人かもしれませんね。
みんながやってるようでやっていない全体俯瞰、実践することで1歩リードしたビジネスマンになれるかもよ。
あなたも是非!
その場限りの案件は思い切って捨てろ!
全体俯瞰して優先順位を決めても忙しさが全然変わらない、そんなあなたは、そもそもやるべきことが多すぎます。
もしかして何でもかんでも引き受けていませんか?
頼みやすい便利屋になっても、あなたの将来のキャリアに何の役にも立たないかもしれません。
この際その場限りの案件、そのことを積み上げることであなたの成長につながらない案件は思い切って切り捨てましょう。
いきなり全てとはいかないかもしれませんが、少なくともあなたが多忙で思考停止にならない状況は作り出さなければいけません。
自分の未来は自分で切り開く、あなたの人生に責任を持てない他人に”お前のオールを任せるな”の精神で、積み上がらないものは選別する習慣、クセをつけましょう。
初めは上司や先輩にとやかく言われるかもしれませんが、この習慣を続けていれば、そのうち周りは慣れます。
そんなヤツだと思って、依頼する仕事を向こうが忖度してくるようになるものです。
より良い自分の人生を生きるために、自分の価値観を周りの人にわかってもらうこと、大事です。
まとめ
この記事では、 全体俯瞰して優先順位を決める方法とその重要性について紹介しました。
全体俯瞰して優先順位を決めるって、簡単で当たり前、誰もが実践していることかと思っていましたが、意外や意外、私の周りではやってる人が少なかったのでビックリしました。
私はこの「全体俯瞰法」を実践してから、 心に余裕を持って仕事ができパフォーマンスも上がりましたよ。
何より主体性を持って仕事ができるので、やらされ感がなくなります。
これからは副業が当たり前になるなど、誰もが個人事業主にならざるを得ない時代。
上司や先輩から指示された仕事を真面目にコツコツとこなす、 これだけではあなたの人生は誰かに都合の良いように使われる便利屋で終わってしまうでしょう。
自分の人生を豊かにするために、自分の人生を自分でコントロールするために、まずは日々の仕事をコントロールする全体俯瞰を実践してみて下さい。
自分の道を生きるって大変だけど楽しいですよ。
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